Fylgiskjöl gera öðrum kleift að skilja gögnin, setja þau í samhengi og framkvæma upplýsta greiningu á þeim. Þau innihalda mikilvægar upplýsingar um framkvæmd rannsóknar og söfnun og vinnslu gagna. Ýmsar upplýsingar kunna nú þegar að finnast um rannsóknina í vísindagreinum eða rannsóknarskýrslum, en mikilvægt er að taka þær saman á kerfisbundinn og aðgengilegan hátt og láta þær fylgja með gögnunum. Því betri upplýsingar sem fylgja gögnunum því líklegra er að aðrir endurnýti gögnin og vitni í þau.
Eftirfarandi fylgiskjöl eru mikilvæg þegar setja á gögn í opinn aðgang:
1. Lýsing á aðferð og framkvæmd
Lýsing á aðferð og framkvæmd rannsóknar nær yfir markmið og hönnun rannsóknar, og aðferðir við söfnun og vinnslu gagna. Svona lýsing er oft sett fremst í möppuna og nefnd Readme.docx, Readme.md, Readme.txt eða svipað. Dæmi um upplýsingar sem koma fram í þessu skjali eru:
- Aðferðir við gagnasöfnun
- Tímabil gagnasöfnunar
- Úrtaksgerð (sampling)
2. Kóðunarskrá
Kóðunarskrá eða kóðunarbók má útbúa á marga vegu og umfang hennar fer eftir eðli og umfangi rannsóknar. Kóðunarbækur innihalda gjarnan:
- Lista yfir kóða ásamt lýsingum á þeim
- Skýringarmyndir yfir vensl kóða (kóðatré t.d.)
- Heiti allra breyta og lýsingar á þeim
- Nánari útskýringar á sérkóðuðum breytum (t.d. þegar samfelldri breytu hefur verið breytt í flokkabreytu).
- Skilgreiningar á sérhæfðum orðum/hugtökum og skammstöfunum
- Kóðun brottfallsgilda
- Aðferðir til að draga úr persónurekjanleika
- Vigtun gagna
3. Spurningalistar, viðtalsrammi og önnur rannsóknartæki
Oftast er um að ræða spurningalista eða viðtalsramma sem hafa verið útbúnir sérstaklega fyrir rannsóknina. Matstæki sem eru í eigu annarra fara hins vegar ekki í opinn aðgang nema með leyfi höfunda. Það sama gildir um sérhæfð matstæki sem ekki mega fara í almenna dreifingu, til dæmis þunglyndiskvarða, vitsmunapróf, lespróf og þess háttar. Umfjöllun um notkun slíkra verkfæra ætti þó að fylgja með gögnunum, eða þá að vísað er í heimildir sem hjálpa gagnanotendum að átta sig á eðli verkfæranna.
Mikilvægt er að huga að samræmi upplýsinga sem koma fram í fylgiskjölum og gagnaskrá, t.d. að fjöldi og heiti breyta séu þau sömu, eða í það minnsta útskýra misræmi sem kann að vera.
Annað efni sem getur fylgt
Ýmislegt annað efni getur fylgt gögnum í opinn aðgang, að því gefnu að ekki sé um brot á höfundarétti að ræða, og að efnið tengist gögnunum með beinum hætti og teljist gagnlegt fyrir tilvonandi notendur. Dæmi um skjöl af þessu tagi eru:
- Verkefna- og rannsóknarskýrslur
- Gagnastjórnunaráætlun
- Rannsóknaráætlun
- Samþykkis- og upplýsingablöð til þátttakenda
- Viðtalskort
- Upplýsingar um rannsóknarhvata
- Keyrsluskrá/skipanaskrá