Þegar rannsóknagögn eru sett í opinn aðgang er mikilvægt að búa um þau þannig að aðrir eigi auðvelt með að skilja gögnin, setja þau í samhengi og framkvæma upplýsta greiningu á þeim.
(Athugið að þetta er dálítið mikið af upplýsingum, en við mælum með að fólk kynni sér það sem fram kemur á þessari síðu ef það vill leggja rannsóknargögn fram til varðveislu hjá GAGNÍS.)
Hvernig gögnum tekur GAGNÍS við?
GAGNÍS getur tekið og veitt aðgang að alls kyns rannsóknargögnum, meðal annars gögnum úr könnunum, mælingum, kerfisbundnum skráningum, viðtölum og rýnihópum. Engin viðmið eru um aldur gagna. Gerð er krafa um að gögn séu aðgengileg samkvæmt FAIR-viðmiðunum, en í því felst ekki að rannsóknargögn séu alltaf opin, heldur að takmarkanir byggist á málefnalegum forsendum. Það getur falið í sér að þau verði ekki aðgengileg fyrr en að tilteknum tíma liðnum og að sækja þurfi um leyfi til að nota þau.
Í leiðarvísinum CESSDA Data Management Guide er að finna ýmsar gagnlegar upplýsingar um undirbúning megindlegra og eigindlegra rannsóknagagna fyrir opinn aðgang. Einnig má benda á gagnlega grein Mannheimer og félaga (2019) en þar er fjallað um ýmis mál er varða hýsingu eigindlegra gagna í opnum aðgangi.
Nokkur atriði sem gott er að athuga:
- Eignarhald og ábyrgð: Hver er eigandi (ábyrgðaraðili) gagnanna? Eigandinn skrifar undir leyfissamning við GAGNÍS. Ef um fleiri en einn eiganda er að ræða þarf formlegt samþykki og undirskrift allra aðila, eða umboð til eins þeirra.
- Frágangur á gagnaskrám: Hver er staðan á gagnaskrám? Er búið að hreinsa þær? Hvernig útgáfustýring verður notuð?
- Persónurekjanleiki: Er búið að fjarlægja öll persónuauðkenni úr gögnunum, eða liggur fyrir heimild til að varðveita gögnin undir nafni? Þarf að gera ráðstafanir vegna óbeinna persónuauðkenna? Þarf hugsanlega að setja gagnaskrána í stýrðan aðgang fremur en opinn aðgang vegna slíkra auðkenna?
- Lýsigögn og fylgiskjöl: Eru til nægar upplýsingar um gögnin svo hægt sé að taka saman lýsigögn? Eru öll fylgiskjöl á sínum stað? Hvar má nálgast frekari upplýsingar um gögnin? Hver getur veitt nánari upplýsingar?
Undirbúningur gagna
Með því að styðjast við FAIR-viðmiðin við undirbúning gagna verður auðveldara fyrir aðra að skilja tildrög rannsóknar og hvernig gagnasöfnun fór fram. Fyrsta skref er að hreinsa gagnaskrár og meta persónurekjanleika. Á grundvelli þess er ákveðið hvernig aðgangsstýringu skuli háttað. Síðan eru lýsigögn og fylgiskjöl tekin saman og samningur við GAGNÍS undirritaður.
Hér á eftir fara nánari skýringar á nokkrum þáttum þess að varðveita rannsóknargögn og gera þau aðgengileg hjá GAGNÍS: