Gagnastjórnunaráætlun er formlegt skjal sem lýsir því hvernig gögnum verður safnað, hvernig þau verða sett upp og geymd, hvernig þeim verður deilt og þau varðveitt meðan á rannsókn stendur og eftir að henni er lokið. Þegar sótt er um styrk eru umsækjendur oft beðnir um stutta samantekt um gagnastjórnun, og sumir fjármögnunaraðilar (t.d. Horizon Europe) vilja fá fullgerða gagnastjórnunaráætlun ef verkefni fær styrk.
Gagnastjórnunaráætlun hjálpar vísindamönnum að skipuleggja og halda utanum söfnun og umsýslu gagna, og tryggir að gögn séu tiltæk og nýtanleg í verkefninu. Þegar gögnum er safnað styður gagnastjórnunaráætlun við skilvirka miðlun gagna og gagnsæi, ásamt því að greiða fyrir rannsóknasamstarfi og rekjanleika á rannsóknarniðurstöðum. Eins þarf að varðveita gögn til lengri tíma svo hægt sé að vísa til þeirra og sannprófa niðurstöður síðar.
Hver þurfa gagnastjórnunaráætlun?
Krafa um gagnastjórnunaráætlun getur komið frá styrktaraðilum, rannsóknarstofnunum og vísindatímaritum. Slíkar kröfur er einnig að finna í verklagsreglum, regluverki um rannsóknir, og síðast en ekki síst í hugmyndum fræðasamfélagsins um góða starfshætti. Rannsakendur þurfa að sníða gagnastjórnunaráætlanir sínar að kröfum sem leiða af eðli verkefnisins og kröfum styrktaraðila.
Innihald
Þó að hver styrktaraðili tilgreini kröfur um innihald áætlunar, er yfirleitt ætlast til að þær fjalli um eftirfarandi atriði:
- Hvaða gögn verða til við rannsóknina
- Hvaða lýsigögn verða til, hvaða gagnastaðla er notast við og hvernig gæði eru tryggð
- Hvernig staðið verður að miðlun gagna á rannsóknartímanum og þegar rannsókn er lokið
- Hvernig greiningu er háttað og hvaða hugbúnaður er nýttur til þess
- Siðferðilegar og lagalegar takmarkanir á nýtingu gagnanna
- Hverjir eiga gögnin
- Hvernig staðið er að geymslu gagna og öryggisafritun
- Hlutverk og ábyrgð einstakra aðila í gagnastjórnunarferlinu
- Fjármögnun og aðstaða
Nokkur orð um gagnastjórnun
Við þróun gagnastjórnunaráætlunar þurfa rannsakendur að meta á gagnrýninn hátt hversu langt má ganga í að deila rannsóknargögnum, hvað gæti takmarkað eða bannað miðlun gagna, og hvort hægt sé að gera ráðstafanir til að fjarlægja slíkar takmarkanir. Gagnastjórnunaráætlun á ekki að skoða sem umsýsluverkefni þar sem hægt er að sækja staðlaðan texta úr sniðmáti, án þess innleiða aðgerðir sem þar koma fram, eða íhuga hvað raunverulega þarf að gera til að hægt sé að samnýta gögn.
Stór hindrun fyrir miðlun gagna er skortur á tíma, til dæmis við lok rannsóknar, þegar leggja þarf áherslu á birtingu niðurstaðna og framhald verkefnis. Á þeim stað í rannsóknarferlinu getur kostnaður og fyrirhöfn við gagnastjórnun orðið óyfirstíganleg hindrun. Innleiðing gagnastjórnunar á skipulags- og þróunarstigum rannsókna getur komið í veg fyrir vandamál síðar. Ef hugað er að þeim í tíma má fella flesta þætti gagnastjórnunar inn í daglegan rekstur og stjórnun rannsóknar.
Góð gagnastjórnun snýst þó ekki bara um skipulag. Það er mikilvægt að taka á málum þegar þörf krefur, áður en hnökrar verða óyfirstíganlegar hindranir. Rannsakendum sem hafa gert hafa gagnastjórnunaráætlanir ber almennt saman um hversu gagnlegt það sé að hafa hugsað um og rætt ýmsa þætti er lúta að rannsóknargögnum innan rannsóknarhópsins. Lykilatriði í því sambandi eru meðal annars:
- Að þekkja lagalegar, siðferðilegar og aðrar skyldur sem tengjast rannsóknargögnum, gagnvart þátttakendum í rannsókn, samstarfsfólki, styrktaraðilum og stofnunum
- Notast við góða starfshætti á samræmdan hátt
- Úthluta verkefnum og skyldum með skýrum hætti til viðeigandi aðila innan rannsóknarhópsins í samræmi við markmið og þarfir rannsóknarinnar
- Tryggja að gagnastjórnun sé óaðskiljanlegur hluti af rannsóknarferlinu
- Innleiða og endurskoða eftir þörfum aðgerðir fyrir gagnastjórnun meðan á rannsókn stendur
Að áætla kostnað
Þegar kemur að kostnaði og fjármögnun þeirra þátta í rannsóknarferlinu sem tengjast gagnastjórnun má einkum benda á tvær leiðir:
- Annars vegar er hægt að verðleggja gagnatengda starfsemi og aðföng fyrir alla gagnalotuna: frá gagnasöfnun, í gegnum vinnslu, greiningu og geymslu, til samnýtingar og varðveislu; til að reikna út heildarkostnað við gagnasöfnun, miðlun gagna og varðveislu.
- Hins vegar er hægt að verðleggja viðbótarkostnað umfram hefðbundnar rannsóknaraðferðir og vinnubrögð sem þarf til að gera rannsóknargögn deilanleg utan þröngs hóps í rannsóknarteyminu. Þetta er hægt að áætla með því að skrá fyrst allar aðgerðir og skref sem þarf til að gera gögn deilanleg (t.d. byggt á gátlista) og verðleggja síðan hvert atriði með tilliti til vinnutíma eða annarra þátta sem til þarf eins og vélbúnaðar eða hugbúnaðar.