Gagnastjórnunaráætlun

Gagnastjórnunaráætlun

Gagnastjórnunaráætlun er formlegt skjal sem lýsir því hvernig gögnum verður safnað, hvernig þau verða sett upp og geymd, hvaða lýsigögn munu fylgja þeim og að lokum hvernig þeim verður deilt og þau varðveitt meðan á rannsókn stendur og eftir að henni er lokið. Þegar sótt er um styrk eru umsækjendur oft beðnir um að leggja fram stutta samantekt á áætlunum um gagnastjórnun, og sumir fjármögnunaraðilar (t.d. Horizon Europe) krefjast þess að fullgerð gagnastjórnunaráætlun sé lögð fram svo styrkur fáist greiddur.

Gagnastjórnunaráætlun er ætlað að hjálpa vísindamönnum að skipuleggja og halda utanum gagnatengda starfsemi sína og tryggja að gögn séu tiltæk og nýtanleg í gegnum verkefnið. Mikilvægt er að meðhöndlun gagna sé í samræmi við siðferðilega staðla, stefnu stofnana og lagareglur, svo sem persónuverndarlög.

Þegar gögnum er safnað styður gagnastjórnunaráætlun við skilvirka miðlun gagna og gagnsæi, ásamt því að greiða fyrir rannsóknasamstarfi og rekjanleika á rannsóknarniðurstöðum. Gögn þarf einnig að vera hægt að varðveita til lengri tíma svo unnt sé að vísa til þeirra og gera möguleika á sannprófun á þegar birtum niðurstöðum.

Hver þurfa að gera gagnastjórnunaráætlun?

Krafan um gerð gagnastjórnunaráætlana er úr ýmsum áttum, svo sem frá fjármögnunaraðilum, stofnunum sem koma að rannsóknarstarfsemi og frá vísindatímaritum.  Slíkar kröfur er einnig að finna í ýmsum verklagsreglum, formlegu regluverki um rannsóknir og síðast en ekki síst í hugmyndum fræðasamfélagsins um góða starfshætti. Rannsakendur þurfa að vera meðvituð um þessar kröfur og sníða gagnastjórnunaráætlanir sínar að þeim kröfum sem leiða af eðli þeirra rannsóknaverkefna sem þau standa fyrir. Þegar gerðar eru gagnastjórnunaráætlanir er sennilega algengast að það sé sem svar við kröfum fjármögnunaraðila en þær geta verið mismunandi milli stofnana og einnig milli ólíkra sjóða innan sömu stofnana.

  • RannÍs krefst þess almennt að greint sé frá því hvernig staðið verður að gagnastjórnun í fyrirhuguðum rannsóknum.  RannÍs gerir hins vegar ekki (enn sem komið er) kröfu um að formleg gagnastjórnunaráætlun liggi fyrir áður en verkefni hefst.
  • NordForsk mælist til þess að í rannsóknarverkefnum sé hugað sérstaklega að góðum gagnastjórnunarháttum við umsýslu, miðlun og nýtingu gagna þvert á landamæri og bendir á að styðjast við hin svokölluðu FAIR viðmið í því sambandi.  Umsóknir ættu að innihalda áætlanir um að gera rannsóknargögn og niðurstöður opinberlega aðgengilegar í samræmi við stefnu NordForsk um opinn aðgang.
  • Horizon Europe gerir kröfu um að vandlega sé hugað að gagnastjórnun í umsóknum og þegar verkefnum er hrundið í framkvæmd.  Útfærslur geta hins vegar verið mismunandi milli áætlana og þarf að skoða í hverju tilviki fyrir sig.

Innihald gagnastjórnunaráætlana

Þó að hver fjármögnunaraðili tilgreini sérstakar kröfur um innihald áætlunar, er þó almennt kallað eftir að eftirfarandi liggi fyrir:

  • Hvaða gögn verða til við rannsóknina
  • Hvaða lýsigögn verða til, hvaða gagnastaðla er notast við og hvernig gæði eru tryggð
  • Hvernig staðið verður að miðlun gagna milli aðila á rannsóknartímanum og þegar rannsókn er lokið
  • Siðferðilegar og lagalegar takmarkanir sem kunna að vera á nýtingu gagnanna
  • Hverjir eiga höfundarrétt og hugverkarétt
  • Hvernig staðið er að geymslu gagna og öryggisafritun
  • Hlutverk og ábyrgð einstaka aðila í gagnastjórnunarferlinu
  • Fjármögnun og aðstaða sem til þarf

Nokkur atriði um framkvæmd gagnastjórnunar

Það er lykilatriði við þróun gagnastjórnunaráætlunar fyrir rannsakendur að meta á gagnrýninn hátt hversu langt má ganga í að deila rannsóknargögnum, hvað gæti takmarkað eða bannað miðlun gagna og hvort hægt sé að gera einhverjar ráðstafanir til að fjarlægja slíkar takmarkanir.

Gagnastjórnunaráætlun ætti ekki að líta á sem einfalt umsýsluverkefni þar sem hægt er að sækja staðlaðan texta úr sniðmáti, með litlum ásetningi um að innleiða fyrirhugaðar gagnastjórnunaraðgerðir snemma eða án þess að íhuga hvað raunverulega þarf til að gera mögulegt að samnýta gögn.

Stór hindrun fyrir miðlun gagna er skortur á tíma sem rannsakendur hafa til ráðstöfunar og þá ekki síst við lok rannsókna, þegar leggja þarf áherslu á birtingu niðurstaðna og áframhaldandi fjármögnun rannsókna. Á því augnabliki í rannsóknarferlinu getur kostnaður og fyrirhöfn við atriði er tengjast gagnastjórnun orðið óyfirstíganleg hindrun. Innleiðing gagnastjórnunaraðgerða á skipulags- og þróunarstigum rannsókna getur þannig komið í veg fyrir marvísleg vandamál síðar. Ef hugað er að þeim í tíma má fella flesta þætti virkrar gagnastjórnunar inn í daglegan rekstur og stjórnun rannsóknar.

Góð gagnastjórnun snýst þó ekki aðeins um skipulagningu. Mikilvægt er að gerðar séu ráðstafanir og tekið á málum þegar þörf krefur áður en óþægindi og hnökrar þróast í að verða óyfirstíganlegar hindranir. Rannsakendum sem hafa gert hafa gagnastjórnunaráætlanir ber almennt saman um hversu gagnlegt það sé að hafa hugsað um og rætt ýmsa þætti er lúta að rannsóknargögnum innan rannsóknarhópsins. Lykilatriði í því sambandi eru meðal annars:

  • Að þekkja lagalegar, siðferðilegar og aðrar skyldur sem tengjast rannsóknargögnum, gagnvart þátttakendum í rannsókn, samstarfsfólki, fjármögnunaraðilum og stofnunum
  • Notast við góða starfshætti á samræmdan hátt
  • Úthluta verkefnum og skyldum með skýrum hætti til viðeigandi aðila innan rannsóknarhópsins í samræmi við markmið og þarfir rannsóknarinnar
  • Gera gagnastjórnunarráðstafanir að óaðskiljanlegum hluti af rannsóknarferlinu
  • Innleiða og endurskoða eftir þörfum allt sem tengist gagnastjórnun meðan á rannsókn stendur

Kostnaður við gagnastjórnun

Þegar kemur að kostnaði og fjármögnun þeirra þátta í rannsóknarferlinu sem tengjast gagnastjórnun má einkum benda á tvær leiðir:

  • Annars vegar er hægt að verðleggja alla gagnatengda starfsemi og aðföng fyrir alla gagnalotuna – frá gagnasöfnun, í gegnum vinnslu, greiningu og geymslu til samnýtingar og varðveislu – til að reikna út heildarkostnað við gagnaöflun, miðlun gagna og varðveislu.
  • Hins vegar er hægt að verðleggja viðbótarkostnað – umfram hefðbundnar rannsóknaraðferðir og vinnubrögð – sem þarf til að gera rannsóknargögn deilanleg utan þröngs hóps í rannsóknarteyminu. Þetta er hægt að áætla með því að skrá fyrst alla gagnastjórnunaraðgerðir og skref sem þarf til að gera gögn deilanleg (t.d. byggt á gagnastjórnunargátlista) og verðleggja síðan hvert atriði með tilliti til vinnutíma eða annarra þátta sem til þarf eins og vélbúnaðar eða hugbúnaðar.