Leggja til gögn

Mælt er með því að framleggjendur gagna kynni sér eftirfarandi upplýsingar áður en undirbúningur gagna hefst og gögnin eru send inn til gagnaþjónustunnar.

Hvernig gögnum tekur GAGNÍS við? 

GAGNÍS getur tekið og veitt aðgang að rannsóknargögnum í víðum skilningi, meðal annars úr könnunum, mælingum, kerfisbundnum skráningum, viðtölum og rýnihópum. Engin viðmið eru um aldur gagna. Gerð er krafa um að gögn séu aðgengileg eftir FAIR viðmiðum en í því felst ekki að rannsóknargögn séu opin öllum án allra takmarkana heldur að takmarkanir á endurnýtingu byggist á málefnalegum forsendum.  Þegar rætt er um gögn í opnum aðgani hjá GAGNÍS er alltaf átt við opinn aðgang eftir FAIR viðmiðum sem getur meðal annars falið í sér að þau verði ekki notuð fyrr en að tilteknum tíma liðnum og að sækja þurfi um leyfi til að nýta þau.

Enn sem komið er miðast þjónusta GAGNÍS við megindleg gögn þó tæknilega sé ekkert því til fyrirstöðu að taka við eigindlegum gögnum.  Benda má á CESSDA Data Management Guide en þar eru að finna ýmsar gagnlegar upplýsingar um undirbúning megindlegra og eigindlegra rannsóknagagna fyrir opinn aðgang. Einnig má benda á grein Mannheimer og félaga (2019) en þar er fjallað um ýmis mál er varða hýsingu eiginlegra gagna í opnum aðgangi.

Hvernig er ferlið þegar gögn eru send inn til GAGNÍS?

1. Gagnaeigendur hafa samband við gagnastjóra GAGNÍS (gagnis@hi.is) og óska eftir að hýsa gögn hjá gagnaþjónustunni með stuttri lýsingu á þeim gögnum sem um ræðir. Æskilegt er að gagnaeigendur hafi kynnt sér gátlista og annað efni sem GAGNÍS hefur gerti um undirbúning gagna fyrir opinn aðgang eftir FAIR viðmiðum.

senda fyrstu upplýsingar um gögnin og staðfesta höfundarrétt og að gögnin innihaldi engin bein persónuauðkenni.  

2. GAGNÍS og gagnaeigendur meta í sameiningu hvort gögnin sem um ræðir eru tilbúin til hýsingar og hvað þurfi mögulega að gera til að svo sé. Ennfremur ákveða gagnaeigendur hvernig aðgangi að gögnunum skuli vera háttað. GAGNÍS veitir leiðsögn og aðstoð eftir þörfum í þessu ferli.  

3. Þegar gagnaeigendur telja gögn og tengd skjöl tilbúin til hýsingar eru gögn, lýsigögn og fylgiskjöl send til gagnaþjónustunnar. GAGNÍS fer yfir allar innsendar skrár til að staðfesta að þau uppfylli formkröfur.  Ef svo reynist ekki vera geta gagnaeigendur gert nauðsynlegar breytingar eða falið GAGNÍS að annast um það. 

4. Leyfissamningur við GAGNÍS er undirritaður.

5. GAGNÍS gengur frá gagnasafninu og tengdum skrám og birtir í Dataverse gagnagrunni GAGNÍS. DOI númer er sent til gagnaeigenda. 

Athugið að aðeins er hægt að afhenda doi númer eftir að gagnasafn hefur verið gefið út í gagnagrunni GAGNÍS.  

Nokkur atriði sem athuga þarf ef undirbúa á gögn til hýsingar hjá gagnaþjónustu:  

1. Höfundarréttur 

Hver er eigandi gagnanna? Eigandinn skrifar undir leyfissamning við GAGNÍS. Ef um fleiri en einn eiganda er að ræða þarf formlegt samþykki og undirskrift allra aðila. 

2. Gagnaskrá

Hver er staðan á gagnaskrá(m). Er búið að hreinsa gagnaskrá(r) og er hún á viðeigandi skráarsniði? Hvernig útgáfustýring (version control) verður notuð við hreinsun gagnanna?  

3. Persónurekjanleiki 

Fela gögnin í sér upplýsingar sem gætu verið rekjanlegar til einstaklinga? Er búið að fjarlægja öll bein persónuauðkenni úr gögnunum? Hvað með óbein persónuauðkenni, þarf að gera einhverjar ráðstafanir vegna þeirra (t.d. afmá eða dulkóða upplýsingar í gagnaskrá). Er etv. meira gagn af því að halda sumum mikilvægum upplýsingum (óbeinum auðkennum) eftir í gagnaskránni og setja gagnasafnið í stýrðan (læstan) aðgang fremur en opinn aðgang?  

4. Lýsigögn og fylgiskjöl

Eru til nægar upplýsingar um gögnin eða upprunalega rannsókn svo hægt sé að taka saman nauðsynleg lýsigögn og fylgiskjöl fyrir gögnin? Ef ekki, hvar má nálgast frekari upplýsingar um gögnin? Hver getur veitt nánari upplýsingar um gögnin? Eru fylgiskjöl á viðeigandi skráarsniði?